В основных настройках сайта задаётся режим нумерации заказных документов (печатных форм в PDF): как выдаются автоматические номера и в каких пределах проверяется уникальность при ручном вводе. Счётчики ведутся отдельно для каждой пары «организация + тип документа» — либо одна сквозная цепочка, либо своя нумерация в каждом календарном году, в зависимости от выбранного режима.
Организация для нумерации берётся из точки выдачи заказа: у точки выдачи указана организация, и именно она участвует в счётчиках и проверках.
Где находится
Настройки → Общие настройки → Основные — Настройка документов, поле Режим нумерации документов.
После изменения режима нажмите Сохранить.
Режимы нумерации
-
Непрерывная нумерация — для каждой пары «организация + тип документа» номера идут одной общей цепочкой и не обнуляются с новым годом.
-
Новый год — нумерация с 1 — для каждой пары «организация + тип документа» каждый календарный год нумерация начинается сначала. Какой год учитывать, система берёт из даты документа. Если Вы создаёте или правите документ вручную — это та дата, которую Вы указали в форме. Если документ создаётся сам при событии в заказе — берётся сегодняшняя дата (день, когда документ сформировался). Документы с датой в разных календарных годах ведут разные счётчики номеров.
Как выдаётся автоматический номер
- Система смотрит: какая организация (через точку выдачи заказа), какой тип документа, какой режим в настройках и какая дата документа (см. выше про ручное и автоматическое создание).
- Для этой комбинации находится внутренний счётчик следующего номера (если его ещё не было — заводится). Система выдаёт очередной номер и сразу запоминает, какой номер должен быть следующим, чтобы при следующем документе не выдать тот же самый.
- В печать попадает номер обычным видом: 1, 2, 3 и далее по порядку.
Если в один момент создают несколько документов, система не даёт выдать один номер двум документам и при необходимости повторяет попытку.
Ручной номер и редактирование
При ручном создании документа из карточки заказа можно:
- включить автонумерацию — номер выдаётся так же, как выше;
- отключить автонумерацию и ввести номер вручную — допускается произвольная строка (не только цифры), она попадёт в печать.
Система не даст сохранить такой же номер у второго документа, если он совпадает по организации и типу и, при нумерации по годам, попадает в тот же календарный год, что и дата документа.
После сохранения (в том числе если Вы поменяли номер или дату) внутренний «следующий номер» подстраивается, чтобы автонумерация не выдала номер меньше или равный уже использованному обычному числовому номеру (только цифры, без букв и префиксов вроде «СЧ-»). Если номер набран не чистыми цифрами, он по-прежнему может быть в печати, но на счётчик автонумерации такой вариант не влияет.
Что проверить
- для одной организации и одного типа документа автоматические номера идут подряд без пропусков в обычной работе;
- при режиме по году документ с датой 1 января нового года получает номер с начала для этого года;
- при ручном вводе система не даёт сохранить такой же номер, если он уже занят для этой организации, типа и (при нумерации по годам) года;
- после смены режима нумерации убедитесь, что новые документы получают ожидаемые номера (особенно на стыке года).